企业档案管理制度及流程（精选17篇）

规章制度可以规范组织内部的各项行为，促进工作的高效和员工的发展。以下是小编为大家整理的规章制度范文，希望能够给大家一些借鉴和参考。

企业档案管理制度

一、本管理制度旨在确保公司文件收发的完整、及时、准确，促进部门内部及部门和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以部门名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的'指示及文件内容的缓急，及时将文件送达部门领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

1、部门各类文件指在公司内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按部门统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，部门任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

4、文件发送之前应加盖部门相应的公章。

5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

企业档案管理制度

第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。

第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。

第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。

第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。

第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。

第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。

第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。

第九条境外档案工作主要内容：

(一)编制档案工作发展规划和年度工作计划;。

(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;。

(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;。

(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;。

(六)负责境外档案移交工作。

第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。

第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。

第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。

第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。

第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

第十五条归档文件材料应当符合如下要求：

(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。

(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。

(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。

(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。

归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。

第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。

企业档案室管理制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，()须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、未经主管领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

企业档案管理制度

第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条 归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条 档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条 档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条 本制度从二o xx年十月一日起执行。

企业档案的管理制度

在我们平凡的日常里，我们都跟制度有着直接或间接的联系，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，以下是小编精心整理的企业档案的管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的`档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

企业档案保密管理制度

一、公司的档案管理人员为保密工作的直接责任人，应自觉对公司的档案材料进行保密。

二、在正常的工作业务中，需要提供属于公司机密事项时，必须经集团董事长同意后，方可提供。

三、对公司下发的保密文件及重要会议材料各单位进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放。

四、保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。

五、绝密级文件、资料不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经集团公司主要领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。

六、保密文件在发送装封时应按批准份数认真清点、装封，切忌将不同密级的文件混放于同一信封中。密级的信封上要以戳记标明文件的密级。封口时，不应用钉书钉封口的方式，应采用密封的'方式。

七、涉及国-家-机-密和公司商业秘密的文件，原则上不用传真方式发送，确因紧急情况需要时，要用密码传真传送，不允许用普通传真机和电子邮件传送；绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

一律不得拆封。保密文件的登记、编号，要与一般文件分开进行。

九、传阅保密文件时，必须由指定的人员统一掌握。不经过集团主要领导批准，不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。公司工作人员应在办公室阅读秘密文件，公司领导确需在家中阅读秘密文件时，应按照有关规定，做好保密工作。

十、保密文件必须存放在有保密设施的办公室及设备中保管，并经常检查。常用的秘密文件随手入柜加锁。

十一、建立公司保密文件清退制度，每逢重大节假日前两天各部室需将所传阅的保密文件清退给办公室。如发现遗失，要及时追查处理。

十二、如保密人员因工作调动或其它原因而长期离开岗位前，必须把自己经营的秘密文件全部移交清楚。移交时，要造册、清点、核对，并且要履行签收手续。

十三、保密人员每年对办理完毕的保密文件收集齐全，对有查考价值的要整理立卷，其他文件可按有关规定处理。调阅公司的保密档案，须经公司主要领导批准。

十四、保密文件销毁前，必须逐一登记，并在报集团主要领导批准后派两名以上工作人员进行销尽。绝密文件应指定专人在公司内销毁。

意不要谈论文中的机密事项，不让无关人员随意浏览，不得在无保密措施的无线电话中谈论机密事项等等。

十六、公司印制各类简报、刊物及向宣传、新闻出版单位提供公开发表的稿件、信息，承办人应经公司主要领导审批，不得涉及和泄露国家及公司秘密。

十七、公司工作人员在外出访问、涉及业务技术谈判、学习交流展览演示等公务活动中，不准随身携带密级文件、资料，要严格遵守保密纪律，防止泄露事件发生。

第一条 各级保密人员要相互协调配合，应主动为公司和公司各业务部门服务，公司各业务部门应自觉接受保密部门的指导、监督和检查。

第二条 在对外交往与合作中，对方以正当理由和途径要求提供属于公司机密事项时，将由公司保密委员会立会研究决定后，方可提供。保密委员会严格执行国家的保密规定，该提供的提供，不该提供的坚决不提供。

第三条 对公司下发的保密文件及重要会议材料各单位进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放。

第四条 保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。密码电报一律不得复印。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。

第五条 绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。

第六条 保密文件在发送装封时应按批准份数认真清点、装封，切忌将不同密级的文件混放于同一信封中。密级的信封上要以戳记标明文件的密级。封口时，不应用钉书钉封口的方式，应采用密封的方式。

第七条 涉及国-家-机-密和公司商业秘密的文件，原则上不用传真方式发送，确因紧急情况需要时，要用密码传真传送，不允许用普通传真机和电子邮件传送；绝密级公文不得利用计算机、传真机传输；不得以明码电报拍发秘密文件，也不得明电密电混用。

第八条保密文件接收时应由公司保密人员拆封，其他人员一律不得拆封。保密文件的登记、编号，要与一般文件分开进行。

第九条 传阅保密文件时，必须由指定的人员统一掌握。不经过领导批准，不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。公司工作人员应在办公室阅读秘密文件，公司领导确需在家中阅读秘密文件时，应按照有关规定，做好保密工作。传阅或借阅文件，要严格坚持登记制度。

第十条 保密文件必须存放在有保密设施的办公室及设备中保管，并经常检查。常用的秘密文件随手入柜加锁。

第十一条 建立公司保密文件清退制度，每逢重大节假日前两天各部室需将所传阅的保密文件清退给办公室。如发现遗失，要及时追查处理。

第十二条 如保密人员因工作调动或其它原因而长期离开岗位前，必须把自己经营的秘

密文件全部移交清楚。移交时，要造册、清点、核对，并且要履行签收手续。

第十三条 保密人员每年对办理完毕的保密文件收集齐全，对有查考价值的要整理立卷，其他文件可按有关规定处理。调阅公司的保密档案，须经公司主管领导批准。

第十四条 保密文件销毁前，必须逐一登记，并在报领导批准后派两名以上工作人员进行销尽。绝密文件应指定专人在公司内销毁。

第十五条 以上保密文件拟制、处理、管理的各个环节，要建立严格的登记制度，在工作过程中保密文件管理人员要注意不要谈论文中的机密事项，不让无关人员随意浏览，不得在无保密措施的无线电话中谈论机密事项等等。

第十六条 公司印制各类简报、刊物及向宣传、新闻出版单位提供公开发表的稿件、信息，承办人应经公司主管领导审批，不得涉及和泄露国家及公司秘密。

第十七条 公司工作人员在外出访问、涉及业务技术谈判、学习交流展览演示等公务活动中，不准随身携带密级文件、资料，要严格遵守保密纪律，在预案中应采取措施，防止泄露事件发生。

第一条 设立目的

为做好档案的安全保密工作，根据《中华人民共和国保密法》及有关保密规定，制定本制度。

第二条 工作原则

档案工作人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容。

第三条 对档案工作人员的保密要求

一、日常工作要求

1. 档案工作人员在接受、保管、提供查阅利用档案资料时，要按有关规定认真核对，做到签字、登记、注销等手续齐全，帐目清楚。查阅密级档案，必须履行批准手续，在档案室内查阅，复印只能在档案馆复印。未经批准，不准将密级档案借出。

2. 档案工作人员要严格守国-家-机-密，不准随意摘抄、传播密级档案的内容，不准利用职权私自复印档案材料。

3. 凡规定不能查阅和不该摘抄的档案材料，一律不准查阅、摘抄和复印。凡需复制保密档案材料，须经______批准后，方可复制。

4. 档案室无人时，应将门、窗关牢，柜上锁，确保安全无误。

5. 严守保密规定，不该说的话不说，不该做的事不做，做到“保守机密，慎之又慎”。

6. 在工作形成的废纸，不得随意乱扔。

7. 档案信息上网，须遵守信息保密规则，确保档案完整与安全，严防泄密。

8. 防止通过电话、传真、计算机网络、笔记本电脑和移动存储设备等泄密，严禁使用涉密计算机登陆国际互联网，不私自保存、复制和销毁秘密载体。

9. 每年进行_____次保密检查，并报上级______。

二、档案销毁工作要求

经过鉴定需要销毁的档案材料，要按有关规定写出鉴定报告、销毁清册，经______批准后，由_____人以上监督销毁。

三、特殊情况的处理方法

若所借档案丢失，档案工作人员须及时通知_____部门，并写明情况（丢失时间、地点、具体档案名称等）以便及时处理。

第四条 附则

本制度经_____核准后实施，增设修订亦同。

本制度最终解释权归本公司。

企业档案管理制度

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。

二、对上级部门发来的'文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。

三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

公司企业工人档案管理制度

凡酒店经营管理活动中形成和使用的，业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。

酒店档案一年接收一次，酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交人事部。

（1）、酒店档案按年综合整理，一般在每年第一季度整理归档。

（2）、酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。

（3）、办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。

（4）、按照案卷的排列顺序编制卷号，案卷目录上应区别情况标明不同保管期限。

（1）、酒店档案应由专人负责保管，并定期进行检查。

（2）、凡使用档案应办理借阅手续，填写档案借阅单。重要档案的借阅应经总经理批准。

（3）、借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。

（1）、档案鉴定工作在相关领导的领导下，组成鉴定小组，按规定进行。

（2）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领。

（3）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领导批准，由两人在指定地点监销。

（4）、档案移交要按国家有关规定执行。

（5）、档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。

公司企业工人档案管理制度

规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

档案袋，电子档案以hr信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。

4.2档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：

身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

4.5本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。

4.6调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理部经理批准。

4.7所有调阅档案，均需登记备案。

4.8离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以上销毁。

企业人事档案管理制度

为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及《企业职工档案管理工作规定》，结合公司实际，制定本办法。

1、人事档案，是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工的重要依据。

2、在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。

（一）综合办劳资员

1、负责正确应用好档案，做到职工档案工资的准确无误。

2、负责办理工人档案的查阅、借阅和转递手续。

3、负责登记工人工作变动情况。

4、负责为有关部门提供职工情况

5、负责定期向本单位档案室移交档案。

（二）综合办档案员

1、负责保管工人档案，做好对劳资使用档案情况的监督。

2、负责收集、鉴别和整理工人档案材料。

3、负责做好工人档案的安全、保密、保护工作。

（一）工人档案的内容和分类：

2、自传材料。是指自己撰写的传记材料；

10、其他可供组织参考的材料。是指凡以上九类不能包括的、有较大-参-考价值的，以及县或相当县级以上组织盖章的结论材料。

11、材料内容混在一起无法按上述分类的，按其主要内容确定归类。

（二）档案的收集、鉴别与归档

1、劳动工资部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、入党、入团、调资升级等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

2、对遗失的档案应积极查找，确实查找不到的应登记造册，经分管领导批准后补建。

3、档案材料不齐全的，应由劳资部门负责收集、补充，经分管领导批准后归档。

4、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚，手续完备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档，做到人档相符。

5、属于归档的材料，必须齐全、完整。对头尾不清，来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档。

6、不属于归档的材料，应登记造册，转交本人保存，或转交有关部门保管或处理。

7、 各类归档材料一般按每项材料形成的时间，由远至近依次排列。其中第一类，应将一份近期职工登记表（履历表）放在首页（在目录上仍按时间顺序排列）。

（三）档案的保管

1、建立健全档案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

2、严禁任何人私自保管他人档案或利用档案材料营私舞弊。

3、劳动工资部门成员及其直系亲属和主要社会关系成员的档案应转交组织、人事部门代管。

4、档案按姓氏或拼音字母编号等方法进行排序，并按规定的分类装订成册。

5、职工死亡后，其档案移交本单位档案管理部门保管。对国家和单位有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案按《齐鲁石化公司档案接受征集管理办法》（齐办发〔1996〕66号）有关规定移交公司档案馆保管。

6、退职、退休、失踪、逃亡、自动离职、出国不归等人员的档案，按《齐鲁石化公司档案接受征集管理办法》有关规定移交档案管理部门保管。

7、调动、解除（终止）劳动合同或被开除、除名人员的档案，在办理解除（终止）劳动合同手续后，由公司劳动工资部在30日内转交新的工作单位或劳动保障行政部门。

（四）档案的借阅与查阅

1、任何人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。

2、档案除特殊情况外一般不借出查阅，如必须借阅时，须持注明借阅理由的单位介绍信，经劳资部门负责人批准，办理借阅手续。外单位借阅档案时，还应出示本人工作证或身份证。借阅档案要如期归还。逾期不还的，档案员必须及时追回。

3、借阅档案时，档案员和借阅者要当面点清材料份数和页数，登记签名。归还时当面交清，双方签字认可。借档人员要保证档案安全，有遗失、缺页、损坏等情况时，应立即追查责任。

4、查阅档案，必须有查阅单位领导签字。外单位查阅应持单位介绍信及本人工作证或身份证，经劳动工资部门负责人同意后，方可查阅。未经同意，不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

5、档案查阅应遵守以下规定：

（1）查阅档案应在阅档室进行，且应2人以上，其中至少要有1名中共党员；

（2） 在查阅档案时，严禁吸烟等可能污损档案的行为；

（3） 查阅档案的人员，对档案内容应严格保密，不得向无关人员泄露。

（五）档案的转递

1、档案应通过公司机要部门转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

2、对转出的档案，必须按“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装。对转出的材料，不得扣留或分批转出。

3、接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

（六）处罚

有下列行为之一的，视情节轻重，由主管部门对有关责任人员给予行政处分或经济处罚：

1、不按规定建立档案工作管理制度或档案保管条件不当危及档案安全，造成损失的；

2、发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况，未及时采取措施造成损失的；

3、不按有关规定将应归档的文件材料向本单位档案机构或档案馆移交的；

4、涂改、伪造、盗窃档案或擅自提供、抄录、公布和损毁档案的；

5、阻挠、拒绝档案管理部门依法监督检查的或对检举揭发违法行为者打击报复的；

6、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

7、违反国家有关档案法规的。

（七）档案员守则

1、认真执行档案管理规定，遵守保密制度，忠于职守。

2、保护档案的安全，不得擅自转移、分散或销毁档案材料。

3、除转正定级、党团、调资升级、奖惩等政党性材料可以随时归档外，其它材料应随时进行登记，经主管领导批准后，方可归档。

4、需要销毁或处理的档案材料，必须经登记和批准后方可处理。5、不准无关人员进入档案室。不向无关人员泄露档案内容。

5、档案材料书写时一律用钢笔或毛笔，字迹要端正、清楚，不准使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

6、档案管理应做到：认真鉴别、人档相符、分类准确、编排有序、目录清楚、查取迅速、装订规范、存放整齐、查（借）阅有手续。

企业人事档案管理制度

为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为华氏集团各项工作服务，特制定本管理制度。

集团总部及其各公司

1、集团人力资源中心人事档案的`管理职责――

（1）负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制 度与实施等规范；

（2）负责对各公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导；

（3）负责集团直属部门所有员工人事档案管理工作，及双龙地产、 华氏百货、天丰物业等公司主要负责人及办公室主任的人事档案管理 工作。

2、各公司办公室人事档案管理的职责――

负责执行本制度，按其要求分级建立规范的人事档案，并负责本 公司所有员工人事档案管理工作。

1、员工入职资料

（1）个人简历

（2）应聘登记表

（3）面试评估表

（4）身份证复印件

（5）学历学位、资格复印件材料

（6）两张1寸照片

（7）原单位解除劳动合同书或离职证明

（8）试用期考核及转正评估表等

2、合同协议

劳动合同/聘用合同书、劳动合同变更（补充）协议、保密合同、应届毕业生协议、实习协议等。

3、员工薪酬福利资料

《xx集团员工工资、补贴调整审批表》、《高管人员车辆补贴变动 审批表》、社会保险缴纳证明等。

4、员工异动资料

员工职务任（免）命书、职位调动通知等

5、员工培训资料

（1）职前培训：员工入职前接受的各种专业培训证书复印件

6、员工绩效资料

（1）考核记录：员工月度、年度考核结果相关表格复印件、考核面谈记录等

（2）奖惩记录：员工的奖励或处罚相关文件复印件

7、员工离职资料

离职申请、离职谈话记录、员工离职手续清单、离职证明等

8、其它相关资料

五、人事档案管理原则

1、实行“一人一档”归类管理原则

（1）真实性――员工信息必须确保真实，有据可查；

（2）完整性――确保员工档案信息完整，没有遗漏；

（3）保密性――人事档案管理人员必须对员工的个人档案绝对保 密，除工作和管理需要不得私自向任何单位及个人提供员工个人档案。

2、人事动态档案管理原则

（1）新入职员工

（2）在职员工

（3）离职、辞退等解除劳动合同员工

各单位设立离职人员档案封存管理，超过两年各公司报集团人 力资源中心统一处理。

3、档案管理要求

严格分类、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1、各部门因工作需要查阅员工人事档案，须填写《人事档案查阅申请表》（附件2），并经本单位人事档案负责人批准后，人事档案管理员方可提供就地查阅，不得带走。

2、任何单位一般不得跨部门查阅人事档案，下级员工不得查阅上级员工人事档案，特殊情况下须经集团人力资源中心负责人批准。

3、集团总裁助理以上级别领导、各公司负责人及集团人力资源中心负责人可直接通过本单位档案管理员办理查阅手续。

4、外来单位查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经人事档案负责人批准后，方可查阅。

5、档案管理人员应做好查阅登记，并在《人事档案查阅登记表》（附件3）签字登记。

6、查阅档案注意事项：

（1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；

（3）查阅档案者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以 惩处。

本制度由集团人力资源中心制定并负责解释，自颁布之日起实施。

企业人事资料档案管理制度

企业人事资料档案管理制度人事资料及档案管理制度一、本制度所称的人事资料及档案泛指人力资源配置、开发、管理中涉及到的组织机构设置、人事任免决定、人事异动备案、人事奖惩备案、人事培训备案、人事考评备案、人事月报表备案、人事考勤备案、人力资源规章制度备案、薪资保险福利备案、员工争议诉讼备案、收发文备案及各级各类人员档案。

二、员工人事档案内容包括：既往档案、（应届毕业生的报到通知书及学藉）、组织关系、员工登记表、任免决定、员工背景调查表、经济担保转正通知书、考评记录、人事异动记录、员工薪资保险福利记录。

三、

人事资料及档案管理必须严格遵守集团保密制度，专人专管。未经人事部门经理或总经理审批，档案管理人员不得擅自增删、销毁有关资料及档案的任何内容。

四、档案管理人员严格保守集团人事机密，不得泄露公司薪资体系、福利标准和奖励。不得提前泄露人事任免意向、奖惩意向。

五、档案调阅：档案管理人员严格按照密级履行档案调阅手续并登记备案，资料档案的调阅按照密级审批，并且必须由人事部门经理会签后，方可查阅。除人事任免决定，组织机构设置外，原则上不允许复印人事资料及档案的任何内容。

六、档案管理人员应每个月整理、归档文件一次，机密级以上文件不能复印，不得流失。电脑中的资料信息必须加密，重要文件不得存放在计算机硬盘中，存储文件的软盘必须放置保密处并加锁。

关于集体户口管理的规定一、现在户人员必须遵守国家户藉管理规定，个人无权决定集体户的事宜，凡涉及集体户的事宜，由公司办理。

二、在集团工作满五年者，可经申请，迁出个人户口，未满五年若迁出个人户口，需向公司缴纳个人申办户口费用2000元。

。

企业档案管理制度

档案是党和国家的宝贵财富，为维护档案的完整与安全，制定本制度。

（一）根据保存档案的数量，必须设置使用的专门档案库房、档案柜和档案用具。库房要坚固、安全、适用，并有防盗、防尘、防高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。

（二）注重采用科学的现代化的档案保管，利用高技术手段、管理方法和设施设备，上等级和有条件的应配备去湿机、空调和微机等现代化设备，努力延长档案的使用寿命，保证档案的安全保存和更好利用。

（三）接收档案必须认真验收，并办理交接手续，对接收和移出的档案要及时登记和统计，并进行规范化整理，保证档案完整、系统。

（四）做好档案库房管理工作，保证库房内档案柜架和档案排放、编号合理有序，便于保管和利用，严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及其它杂物。

（五）保证库房内温湿度符合国家规定的标准（温度14－24℃，湿度45－65％）。

（六）对保管的档案要每年进行一次小检查，年终进行一次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时报告领导，并积极采取措施予以处理。

（七）要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐务相符，对损坏和模糊不清的档案要及时抢救和修复。

小企业财务管理制度及流程

财务管理制度是一种有效的管理制度，对公司发展实行有限的监督和更好地利用，下面是小编为您收集整理的小企业财务管理制度及需要注意的事项，需要的可以看看哦!

1.公司财务部库存现金控制在核定限额内，不得超限额存放现金。

2.严格执行现金盘点制度，做到日清日结，保证现金的安全。现金遇有短款，应及时查明原因，报告单位领导，并要追究责任者的责任。

3.不准用“白条”入帐。

4.不准私人挪用、占用和借用公款现金。

5.到公司以外金融机构提取或送存现金(限额1万元以上)时，需由两名人员乘坐公司汽车前往。

6.现金出纳员必须严格和妥善保管金库密码和钥匙。

7.现金出纳员要妥善保管金库内存放的现金和有价证券;私人财物不得存放入内。

8.现金出纳员必须随时接受开户银行和本单位领导的检查监督。

9.出纳员必须严格遵守执行上述各条规定.

1.公司必须遵守中国人民银行的规定，办理银行基本帐户和辅助帐户的开户和公司各种银行结算业务。

2.公司必须认真贯彻执行《中国人民银行法》、《中华人民共和国票据法》等相关的结算管理制度。

3. 作废的银行支票由出纳员加盖作废戳记，妥善保存。

4.银行结算方式根据公司实际情况采取如下几种方式：支票(现金支票、转帐支票)、银行汇票、电汇、信汇、银行承兑汇票、委托收款(仅限于水费、电费、电话费结算)，除上述结算方式外，其他不予使用。

5 从银行取回的各种结算凭证，要及时入帐。

6 公司应按每个银行开户帐号建立一本银行存款明细帐，出纳员应及时将公司银行存款明细帐与银行对帐单逐笔进行核对。于每季度末做出银行核对余额调节明细表。

7 银行出纳员对银行调节明细表所记载的帐项必须及时查明原因，对出现的差错通知责任人进行更正，对未达帐项要及时予以清理。造成的帐帐不一致， 应尽快解决。

8 空白银行支票与预留印鉴必须实行分管。由出纳员逐笔登记，记录所签发支票的用途、使用单位、金额、支票号码等。

1 应收帐款的管理：公司各销售部门根据形成收入的确定标准及时开据发货票后，由财务部作好帐务处理，编制会计记账凭证，登记有关收入和与客户应收账款往来的会计账簿，同时要定期与销售部门进行核对，保证双方账账核对一致。

2. 其他应收款的管理：公司各部门形成的出差借款、采购借款、各部门备用金应于业务发生后及时报销，每年12月中旬进行清理。各部门备用金于每年12月份中旬清理，进行还旧借新。

3. 应付帐款的管理：公司各部门因采购形成的应付票据应及时进行帐务处理，登记相应的帐簿，定期与相关部门对帐，保证双方账账核对一致。

1. 公司实行银行支票与银行预留印鉴分管制度

2. 非出纳人员不能办理现金、银行收付业务。

3. 库存现金和有价证券每季抽查一次。

4.现金出纳员不得担当制证工作，只能由财务部指定的制单人制单。

1、 依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》制定本制度;

一、总原则

1、 公司财务实行“计划”为特征的总经理负责制：属已经总经理审批的计划内的支付，由相关事业部总经理的书面授权，财务负责人监核即可办理;属计划外的'，必须有公司总经理的书面授权。

2、 严格执行《会计法》和相关的财务会计制度，接受财政、税务、审计等部门的检查、监督，保证会计资料合法、真实、及时、准确、完整。

(一)财务经理职责

1、 对岗位设置、人员配备、核算组织程序等提出方案。同时负责选拔、培训和考核财会人员。

2、 贯彻国家财税政策、法规，并结合公司具体情况建立规范的财务模式，指导建立健全相关财务核算制度同时负责对公司内部财务管理制度的执行情况进行检查和考核。

3、 进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，监督各部门降低消耗、节约费用、提高经济效益。

4、 其他相关工作。

(二)财务主管职责

1、 负责管理公司的日常财务工作。

2、 负责对本部门内部的机构设置、人员配备、选调聘用、晋升辞退等提出方案和意见。

3、 负责对本部门财务人员的管理、教育、培训和考核。

4、 负责公司会计核算和财务管理制度的制定，推行会计电算化管理方式等。

5、 严格执行国家财经法规和公司各项制度，加强财务管理。

6、 参与公司各项资本经营活动的预测、计划、核算、分析决策和管理，做好对本部门工作的指导、监督、检查。

7、 组织指导编制财务收支计划、财务预决算，并监督贯彻执行;协助财务经理对成本费用进行控制、分析及考核。

10、 负责监管财务历史资料、文件、凭证、报表的整理、收集和立卷归档工作，并按规定手续报请销毁。

11、 参与价格及工资、奖金、福利政策的制定。

12、 完成领导交办的其他工作。

(三)会计职责

3、 会计业务的核算，财务制度的监督，会计档案的保存和管理工作;

4、 完成部门主管或相关领导交办的其他工作。

(四)出纳职责

1、建立健全现金出纳各种账册，严格审核现金收付凭证。

2、严格执行现金管理制度，不得坐支现金，不得白条抵库。

3、对每天发生的银行和现金收支业务作到日清月结，及时核对，保证帐实相符。

1、 所有现金收支由公司出纳负责。

2、 建立和健全《现金日记帐》簿，出纳应根据审批无误的收支凭单逐笔顺序登记现金流水收支帐目，并每天结出余额核对库存。作到日清月结，帐实相符。

3、 库存现金超过3000元时必须存入银行。

4、 出纳收取现金时，须立即开具一式四联的《支票回收登记表》，由缴款人在右下角签名后，交缴款人、业务部门、出纳、会计各留存一联。

5、 任何现金支出必须按相关程序报批(详见支出审批制度)。因出差或其他原因必须预支现金的，须填写借款单，经总经理签字批准，方可支出现金。借款人要在出差回来或借款后三天内向出纳还款或报销(详见差旅费报销规定)。

6、 收支单据办理完毕后出纳须在审核无误的收支凭单上签章，并在原始单据上加盖现金收、付讫章，防止重复报销。

1、 支票的购买、填写和保存由出纳负责。

2、 建立和健全《银行存款日记帐》簿，出纳应根据审批无误的收支凭单，逐笔顺序登记银行流水收支帐目，并每天结出余额;每工作日结束后。

3、 出纳收取支票时，须立即开具一式四联的《支票回收登记表》，由缴款人在右下角签名后，交缴款人、缴款部门、出纳、会计各留存一联。

4、 支票的使用必须填写“支票领用单” ，由经办人、部门经理、 财务主管(经理)、总经理(计划外部分)签字后出纳方可开出。

5、 所开出支票必须封填收款单位名称。

6、 所开支票必须由收取支票方在支票头上签收或盖章。

1、银行印鉴必须分人保管。

2、财务专用章和总经理印鉴分别由财务经理和出纳负责保管。

1、 出纳人员在每周完成出纳工作后，应将库存现金、银行存款的上存、收入、支出、结存情况，编制“出纳报告表”，并对由出纳保管的库存现金，由会计或总经理指定人员于每星期五下午及每月终了进行定期对帐盘查，其他时间进行抽查。

2、 出纳应根据银行存款日记帐的帐面余额与开户银行转来的对帐单的余额进行核对，对未达帐项应由会计编制“银行存款余额调节表”进行检查核对。

3、 其它依据相关会计制度及法规执行。

企业档案管理制度方案

第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。

第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。

第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。

第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。

第二章管理职责与人员。

第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。

第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。

第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。

第九条境外档案工作主要内容：

(一)编制档案工作发展规划和年度工作计划;。

(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;。

(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;。

(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;。

(六)负责境外档案移交工作。

第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。

第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。

第三章文件材料的形成与归档。

第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。

第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。

第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

第十五条归档文件材料应当符合如下要求：

(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。

(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。

(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。

(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。

归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。

第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。

档案相关。

企业档案管理制度方案

为加强企业档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产服务，根据《档案法》及总公司有关档案工作的规定，结合公司实际制定本制度。

2.1.适用范围。

公司档案主要包括：1.党群工作;2.行政管理;3.经营管理类;4.生产技术管理类;5.产品档案;6.科学技术研究档案;7.基建档案;8.设备仪器;9.会计档案;10.干部职工档案等十类档案管理。

2.2.文件资料的形成和归档。

2.2.1.公司生产经营活动中形成的各种文件资料，由部门指定专人负责日常积累、整理和归档;各项管理工作中形成的文件资料，由各职能部门的兼职档案员分门别类做好日常积累、整理和归档工作。

2.2.1.1.公司党群工作档案、人事档案、行政档案由办公室按年度进行整理，以上资料于第二年六月底前移交到档案室进行分类、整理、立卷归档。

2.2.1.2.经营管理类包括经营部分包合同、分包结算、分包商评价表(包括供应商评价表);生产部的生产计划、统计(表)报表、设备报表、设备检查计划报告等按年度整理、组卷，于第二年六月底前移交档案室归档。

2.2.1.3.生产技术管理类档案由质量部专人按年度负责整理，于第二年六月底前移交档案室进行分类、整理、立卷归档。

2.2.1.4.产品档案涉及到的资料由各个部门按《分类规则》11.5进行收集整理，以承接项目全部完工后进行整理，以产品入库时间为准两个月内整理、立卷移交档案室归档。

2.2.1.5.科学技术研究档案，由技术部在完成每一项科技成果之后两个月内，按《分类规则》11.6进行整理、组卷，并向档案室移交归档。

2.2.1.6基建档案，在基建项目竣工验收质保期后两个月内，由基建领导小组按《档案分类规则》11.7进行整理、组卷、排列、编号，并移交档案室归档。

2.2.1.7.设备仪器档案及新购进设备随机资料，由生产设备部按《分类规则》11.8进行整理、组卷，并在两个月内移交档案室保管。

2.2.1.8.会计档案，由财务部按《分类规则》11.9整理装订成册，排列编号并编制分类目录。在会计年度终了后在本部门保存一年后移到档案室保管。

2.2.2.资料归档的基本要求。

2.2.2.1.文件资料必须保持成套性和完整性。

2.2.2.2.归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。

2.2.2.3.在一个年度或一个项目结束后，由档案员按照文件的特点，系统整理组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒)，经主管负责人审查签字之后，按移交归档程序和时间要求，向档案室移交归档。

2.2.2.4.每一个保管单位都要填写案卷封面(包括：单位名称、项目名称、保管单位名称、编制日期、张数、保管期限、档案号等)卷内目录和备考表。

2.2.2.5.归档的文件资料必须符合国家规定的文件种类、文件格式等有关要求，书写工整清楚，不准使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。

2.2.3.归档份数。

2.2.3.1.各类档案归档一份。

2.2.3.2.声像、电子版档案归档二份。

2.2.4.归档案卷的交接。

2.2.4.1.公司各部门形成的技术文件，由资料员按照《分类规则》进行整理，填写《移交清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份)，由部门经理审核后移交档案室。

2.2.4.2.公司技术部、质量部形成的技术文件，包括经营管理、产品、基建、科研类等文件，由资料员按照《分类规则》进行整理、组卷，并编写技术文件归档说明书，填写《移交清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份)。

2.2.4.3.确定档案保管期限的原则：

a.凡记述和反映公司重要活动和历史面貌，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保存。

b.凡在较长时期内需要查考利用的档案列为长期保存(30年)。

c.凡在短时期内需要查考利用的'档案列为短期保存。

d.介于两者之间的档案，一律从长保存。

3.1.接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

3.2.存放档案必须有专用柜，排列方法一律从左向右自上而下。

3.3.底图存放要扎边平放。蓝图按四号大小琴式折叠。

3.4.借阅档案必须按借阅制度办理。

3.5.每年12月31日前对库房档案进行一次清点、核对，做到账物相符。

4.1.档案库房应具有防火、防盗、防光、防高温气体、防潮、防尘、防有害生物、防污染等设施条件。

4.2.档案室每月进行一次安全检查，检查情况应登记，发现问题当即处理或向领导反映解决。

4.3.非库房管理人员，不得进入库房。如因工作需要进入库房的，应由管理人员陪同。

5.1.档案统计主要包括：档案管理基本情况、档案数量、档案利用效果。

5.2.严格履行借阅手续，如实填写《借阅档案登记表》，并妥善保存，作为积累档案利用的依据。

5.3.档案员要主动与利用者联系，请利用者协助填写“档案利用效果登记表”并将利用效果实例汇编成册。

5.4.档案统计报表每年年底报总公司档案室和唐山市档案局一份，档案室留两份。

6.1.档案管理人员必须贯彻执行国家保密制度及公司的档案保密规定，确保档案的安全。

6.2.档案管理人员对所保管的档案内容不得泄露。

6.3.不得擅自翻英复英传抄档案、资料。

6.4.经鉴定批准销毁的档案、资料，必须送指定造纸厂销毁，不准卖给废品收购站。

6.5.发现档案、资料丢失或下落不明，要立即报告保卫部门。

7.1.借阅档案应根据档案的重要程度履行不同的借阅手续。

7.3.凡外单位借阅档案或复印案卷内容并带出机关者，必须持单位介绍信，经公司主管领导签字，方可调阅或复印，“介绍信”留存档案室。

7.4.借阅档案，借出时间最长不超过15天。

7.5.借阅档案的人员，必须保守档案的机密，保证档案的安全，不得涂改、勾划、剪裁、拆散或擅自复英转借。

借出后归还的档案，档案管理人员要认真核对、检查，发现问题要向借阅人当面提出，查明情况报告领导。

8.1.党群、行政、经营、生产技术管理档案实行新规则的编制归档文件目录;产品、基建、设备仪器、科技、会计档案编制总目录、分类目录等。

8.2.生产经营和其他各项工作中形成的全部档案为一个全宗。档案室应在文书和业务部门立卷基础上，按照“分类规则”进行分类、组卷、编目、排列、上架。

8.3.档案室根据各类档案的不同要求，分别按年度或项目编制必要的目录、卡片、索引等检索工具。

8.4.全宗内的案卷目录，应依分类方案及时间顺序排列并编号，专柜保存，并绘制案卷存放标识。

8.5.应用计算机存贮和检索档案。

9.1.档案的鉴定，由档案鉴定小组负责，档案鉴定小组由公司主管领导、业务技术部门、经理办和档案室的负责人员组成。

9.2.鉴定工作每三至五年进行一次。

9.3.根据档案保管期限规定，对超过保管期限的档案由鉴定小组提出存毁意见。

9.4.销毁的档案登记造册，报经公司主管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人在销毁册上签字并注明年、月、日，销毁清册立卷归档长期保存。

10.违规处罚。

对违反下列行为之一的直接责任人及主管领导人应视情节轻重给予不同程度的处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任：

10.1.不按规定整理档案，不按期向档案室移交档案的;。

10.2.因保管不善，造成档案损毁、丢失的;。

10.3.伪造、涂改档案的;。

10.4.擅自销毁、抄录、复制档案的;。

10.5.泄露档案内容，造成严重后果的。

11.分类规则。

11.1.档案分类。

依据《工业企业档案分类试行规则》要求，根据公司实际情况设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

11.2.档号编制原则。

11.2.1.唯一性原则：

档案馆内档号应指代单一。不是编号对象应赋于不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

11.2.2.合理性原则：档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

11.2.3.稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。

11.2.4.扩充性原则;档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

11.2.5.单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高处理效率。

11.3.档号的结构。

目录号―类别号―案卷号―页号。

x―x・xx―xx―x。

11.4.党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案类目设置及编号。

11.4.2.按二级类目组织案卷。

11.4.3.档号的结构形式。

上述四类档案编号结构形式采用四段式，编号由左至右排列，格式如下：

第一段为目录号。

第二段为一级类目代号，用“0、1、2、3”表示。

第三段为部门代号(二级类目)。

第四段为案卷号，同一保管期限内流水编号。

11.4.4.案卷排列与编目。

同一保管期限内按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的顺序逐年编制流水卷号，分三种保管期限编制案卷目录。

利用新规则进行文件级管理的，同一保管期限内同一年度按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类顺序编制流水件号，分三种保管期限编制归档文件目录。

11.5.产品档案类目设置及编号。

产品生产档案按所承接的工程项目----子项专业设置类目，按二级类目组织案卷。

11.5.1.档号的结构形式。

产品档案结构形成采用四段式，编号由左至右排列，格式如下：。

x―4・xx―xx。

第一段为目录号。

第二段为一级类目，用“4”表示产品档案。

第三段为二级类目，按产品种类或型号设置。

第四段为案卷号，同一类产品档案的编号。

11.6.科学技术研究档案。

11.6.1.类目设置。

科学技术研究档案按科研课题设置类目，二级类目根据科研课题完成的时间顺序编制，按二级类目组织案卷。

11.6.2.编号的结构形式。

科学技术研究档案编号的结构形式采用四段式，格式如下：

x―5・xx―x。

第一段为目录号。

第二段为一级类目(科学技术研究档案)代号，用“5”表示。

第三段为课题代号，根据科研项目排序编号。

第三段为案卷号，按项目流水编号。

11.6.3.案卷排列按二级类目顺序排列。

11.7.基本建设档案类目设置及编号。

11.7.1.类目设置。

基本建设档案按建设项目设置类目，二级类目根据基建项目完成的时间顺序编制，按二级类目组织案卷。

11.7.2.编号的结构形式。

基建档案编号的结构形式采用五段式，格式如下：

x―6・xx・xx―x。

第一段为目录号。

第二段为一级类目(基本建设档案)代号，用“6”表示。

第三段为建设项目代号，根据项目排序编号。

第五段为案卷号，按项目流水编号。

11.7.3.案卷排列按二级类目顺序排列。

11.8.设备仪器档案类目设置及编号。

11.8.1.类目设置.设备仪器档案按设备种类(用途)设置类目，设备仪器类设置八个二级类目(见类目代号表)，按单位设备组织案卷。

11.8.2.编号的结构形式。

设备仪器档案的编号结构形式采用五段式，格式如下：

x―7・xx・xx―x。

第一段为目录号。

第一段为一级类目(设备仪器档案)代号，用“7“表示。

第三段为三级类目，根据实有设备食品情况设备。

第四段为案卷号，按二级类目流水编号。

11.8.3.案卷排列：按二级类目顺序排列。

11.9.会计档案分类、编号、排架细则。

11.9.1.类目设置会计档案按文件形式(名称)设置类目，会计档案类设置四个二级类目(见类目代号表)。

11.9.2.会计档案结构形成采用五段式，格式如下：

x―8・xx・xx―x。

第一段为目录号。

第二段为一级类目(会计档案)代号，用“8"表示。

第四段为三级类目代号，用二位自然数表示。

第五段为案卷号，按二级类目流水编号。

11.9.3.案卷排架(凭证、报表、其他)按二级类目从1起流水排列、编号，账簿类按三级类目流水排列编号。

11.10.干部职工档案类目设置及编号。

11.10.1.类目设置。

干部职工档案设置管理人员档案、员工档案、死亡职工档案三个二级类目。

11.10.2.编号的结构形式。

干部职工档案的结构采用四段式，格式如下：

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企业档案管理制度

第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。

第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。

第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。

具体包括：

1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。

2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。

4、其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。

第四条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。

第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。

第六条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。

第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。

第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。

第十条对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。

第十一条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

1、编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2、集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。

3、集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。

4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。

第十二条保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。

第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。

第十四条公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接手续。

第十五条公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。

第十六条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第十八条年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。

第二十条年度报告及审计资料原则上不予外借。需经公司借阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并由接收人签字或盖章。

第二十一条资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。

第二十二条资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。

第二十三条融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。

第二十五条预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算调整方案，预算执行情况等，涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。

第二十六条预算档案按年度分类保管。年度预算应永久保存。

第二十七条日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告”、“内部通知”“股东会决议”“董事会决议”等；外部文件包括公司同外单位之间的所有国、、内外往来文件。

第二十八条日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如内部规章制度，审计往来文件等等；外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。

第二十九条公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档，以年度为限，以前年度档案需另行存放。

第三十条依据集团合同管理规定建立合同台账，进行合同档案管理。

第三十一条按合同性质进行分类保存，编制合同清单，每季度清理一次，如有遗失、毁损，要查明原因，及时处理。

第三十二条合同原件无特殊情况不得外借。可在财务部门查阅合同文档，确因工作需要借出查阅，须按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，以影印件借出。

第三十三条合同文档须指派专人负责。

第三十四条本办法由集团财务管理部负责解释、修《·》订。

第三十五条本办法经董事长办公室批准后生效，自生效之日起开始实施。