行政文书报告的格式范文(合集5篇)

行政文书报告的格式范文 第1篇

上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。来源

平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。

公务员应掌握的公文写作及处理知识

公务员，作为政府工作部门的一员，公文写作及处理是其必备的一项技能。公文写作是一项政治性和政策性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。公文写作人员应当具有良好的政治素质、明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力、.严守纪律，严守保密制度，有一定的政策理论水平。常用的公文写作文种有：报告、请示、批复、命令、决定、议案、指示、意见、公告、通告、公报、通知、通报、函、会议纪要、条例、规定等，它们性质不同，各有特定的适用范围。

一、国家公务员应当掌握的公文写作的文种选择格式、规范公文写作要则、用语规范与写作技巧：

公务员在工作中可能遇到的公文写作的文种会有很多种，而以下所论及的19种是最为常见的，对各种文种的写作要则、用语规范及写作技巧会一一论及：

1、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。国家各级行政机关常用的报告有两大类：呈报性报告和呈转性报告。写作时要求情况属实，中心要明确，条理清晰。陈述问题要清楚扼要，表达观点要精练清晰，语言要简洁朴实。标题多由“事由加文种”形式。正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。

2、请示

请示是下级机关向上级机关就有关问题请求指示和批准时使用的公文。请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，不搞多头请示，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式；正文多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。请示正文的末尾，应写明行文的具体要求作为结束语，如“请予批准”、“请速审核批示”、“以上请示当否，请批示”等。正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。写作请示理由要充分有力，具有说明力，引起上级重视，促使问题及时解决。同时要注意行文的语气，选项用词语要分寸得当。

3、批复

要先回答后批复、态度要鲜明，措辞要明确、要及时批复。

4、计划

计划是指为实现一定时期的目标决策，制订总体和阶段的任务及实施的方法、步骤和措施的过程及其书面表达的形式。在写作时应注意：要讲究方针政策性，要有全局观念，要走群众路线，规定要明确具体。总之，要把握好计划的三要素：制订计划的依据，制定计划的目标，实施计划的细则。

5、命令

命令的内容单一、一文一事，篇幅较短。命令结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）语言要准确、凝炼、庄重、有力。

6、决定

标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。正文一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。决议在内容上，侧重于对重要事项的决策；在文字表达方面，风格也一致，都要求准确、鲜明、简洁。

7、议案

标题由提议案人、议案内容、文种三部分组成。正文要说明提出议案的理由及具体内容。议案审议表格一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。

8、总结

总结是对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究，从中找出经验和教训，形成文字，就是总结，包括综合性总结和专题性总结。标题最常见的有陈述式、论断式、概括式；正文由前言、主体、结尾三部分组成；结尾概括全文主要内容，实事求是，有针对性，同时给人以鼓舞和力量。总之要：态度端正、抓住重点、写出特色，一分为二、实事求是，条理清楚、用语准确，忌空泛、忌笼统、忌夸张、忌虚假。

9、指示

标题一般由发文单位、事由、文种三部分组成。正文：一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。

行政文书报告的格式范文 第2篇

委托介绍信格式范文(一)

兹介绍

我单位xxx前去北京市公安局出入境管理处办理刻制发票专用章事宜，请见信办理为盼。

×××××(北京)科技有限公司

委托介绍信格式范文(二)

北京市公安局出入境管理处：

我公司于20xx年09月18日经北京市工商局批准成立，申请刻制发票专用印章。望予批准!

特此申请。

明动安创(北京)科技有限公司

委托介绍信格式范文(三)

北京市公安局出入境管理处：

明动安创(北京)科技有限公司法人xxx,现申请刻制发票专用章业务,委托我公司财务部员工xxx前去办理,请协助办理相关业务。

明动安创(北京)科技有限公司

委托人：

委托介绍信格式范文(四)

xxx人民政府政务服务中心：

兹介绍我单位正式工作人员 同志(身份证号： )携带我单位有关资料原件，凭该同志有效身份证原件到贵单位办理xx市政府投资工程建设项目网上招标投标注册确定及密钥购买事宜。之前，我单位在xxx人民政府政务服务中心公共资源交易网登记注册时提供的资料数据与现所提供的原件一致，并对其真实性、合法性和完整性负责。

我单位用于接收贵单位相关交易信息的手机号码为：

(仅限一个)。若该手机号码变更，我单位将及时书面告知贵单位，并承担因延误通知号码变更而导致的全部责任。

此致!

单位名称(加盖行政公章)：

年 月 日

(经办人有效身份证复印件粘贴处)

委托介绍信格式范文(五)

新办锁:

xx集团有限公司

介绍信 介字第n号

重庆xxxxxxxx有限公司:

(有效期x天)

XX年x月x日

(单位盖章)

介绍信格式

书信的另一大类是专用书信，常用的有介绍信、证明信、慰问信、表扬信、感谢信、公开信 、建议书、决心书、申请书、倡议书等多种。

介绍信是用来介绍本单位人员到有关单位去接洽事情、办理公务(联系工作、参观学习 、出席会议、调查事项等)的一种专用书信。持介绍信的人以此作为与对方单位联系工作的 凭证。由于介绍信上一般还有持信人的职务、职称、政治面貌，因此介绍信还有证明身份的 作用。一般都使用印刷好的介绍信，并留有存根以便于查核。

介绍信一般要写清下列内容：

①称呼：开头顶格写联系单位或个人的称呼;

②正文：另起一行，空两格写介绍信的内容， 包括持介绍信人的姓名、年龄、职务、政治面貌，要接洽的事项和对对方的希望、要求;

③结尾：写此致敬礼一类的敬词;

④署名：签署单位名称、日期，并盖上公章，有时还要 注明有效期限。印刷好的介绍信只按要求填写即可。写介绍信要简明扼要，字迹要工整清楚 ，不得涂改，如有涂改，必须在涂改的地方加盖公章。

出国工作介绍信格式

【标题】

在第一行居中写出国工作介绍信三个字。

【称谓】

另起一行，顶格写收信单位名称或个人姓名，姓名后加同志、先生、女士等称呼，再加冒号。

【正文】

4【结尾】

写上表示致敬或者祝愿的话，如此致敬礼等。

5【单位名称和日期】

一封正式的介绍信，必须在单位名称和日期处盖上本单位的公章。

出国工作介绍信范文

驻xxx国大使馆/领事馆签证处的先生/女士：

您好!

本人_____出具此介绍信，正式介绍XXX去X国工作一年。XXX在华的住宿地点将安排在__________，工作一年期间食宿由单位承担。

行政文书报告的格式范文 第3篇

关键词:高校;公文;要素

_明文规定:“行政公文是国家机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公文活动的重要工具。”

高等院校也和一切党政机关、社会团体、企事业单位一样,公文是高校办理有关贯彻党和国家的方针、政策,制定规章制度,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验等公务所形成的具有一定体式的书面文字材料,它直接服务于学校的教学科研等各项工作。这就决定了高校公文具有:(1)领导和指导作用。公文是校党委和行政实现对各部门、单位的领导和某些工作的指导的重要保证。(2)公务联系作用。即上情下达,下情上报。(3)宣传教育作用。通过办文对师生进行思想政治教育,提高教育教学质量。(4)规范和制约作用。在有效的范围内将对学校各方面的工作和各种活动起着规范和制约作用。(5)凭证和记载作用。公文在完成它的现行作用之后,将立卷归档,成为文书档案,对以前的工作起到记载、凭证的作用,供以参考。

有效实现公文写作的规范化、制度化、科学化,对提高学校管理水平和教育教学质量有着非常重要的意义。

一、写作主体

要素分析

行政公文的写作主体是制发公文的行政机关。公文是行政机关为行使行政职权而制发的,往往以机关名义或者是机关领导人的名义制发,即使以机关领导人名义制发的公文,也并不代表领导者个人,而是代表法定机关,体现法定机关的职权和意志。写作主体往往不是一个人,而是一个群体。一般公文写作都要经过领导交拟、执笔者撰写、部门审核、领导鉴发等环节。因此,公文写作在严格意义上不是个人写作活动,而是凝结着群体的劳动和智慧。代表行政机关负责执笔起草的文秘人员只是代机关立言。因此必须运用整体性思维,在写作过程中,充分考虑发文代表的机关或领导人、发文的缘由、发文的方式以及最终要达到的效果,了解并掌握各类公文的作用、格式、适用范围、写作特点,根据发文内容确定采用的文种,收集、阅读、研究有关的文件材料,拟出写作提纲,认真起草正文,反复检查修改,按照要求完成相应的写作任务。

思维特点――换位思维

所谓换位思维,是指站在他人立场上,设身处地替他人思考的一种思维方式。在公文写作中,作为代言人,文秘人员要采取换位思考方式,就是说要站在被代言的政府机关的立场上去思考问题。公文写作往往要体现领导意图,这时公文撰写者需要站在领导者的角度通观全局、分析问题。只有明确自己代言的具体角色,了解这个角色的工作职权、工作目标,了解自己在公文撰写中主观能动性可以发挥的程度,才能进入并把握好角色,写好公文。

二、写作客体

要素分析

行政公文的写作客体即行政公文的内容。行政公文在思想内容方面应该政策性强、针对性强、科学性强。政策性强指的是思想观点正确,准确体现党和国家的方针政策;针对性强指的是有的放矢、切中要害;科学性强就是反映工作的实际情况和客观规律,实事求是,能够及时指出问题、分析问题、解决问题,经得起时间和实践的检验。行政公文一般是传达贯彻党和国家的方针政策,行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导布置和商洽工作,报告情况交流经验等等,具有权威性,这些内容一经写进公文,就不能轻易改变。

思维特点――策略思维

采用“策略思维”,就是要在明确自己的行文目的后,综合考量当时的政治气候,权衡政策法律环境,站在全局的高度来看待自己的意愿和要求,最大限度地吸收与之相关的信息,来修正和补充自己的决策和判断。为了最后实现自己的发文目的,在依法行政的大前提下,考虑为什么要说、说什么、怎么说、说了有什么效果,虑及时展进程和社会政治大背景对行文目标的具体影响,既要实事求是又要权衡取舍。文秘人员在接受写作任务后,首先要对写作客体进行深入的了解,以弄清工作或生产生活中存在问题的基本情况;然后要对这些情况进行深入地分析研究,以掌握其产生的原因和发展的规律,探讨解决问题的重要性和必要性;最后要在此基础上具体考虑如何开展工作或解决问题的要求措施。在行政公文写作中采用“策略”,就是更多地顾及现实存在的实事背景、政策背景、文化背景、经济背景、道德背景等等,对写作禁忌回避和化解,回应时代的召唤、社会的规范、群众的呼声,在发文目的与社会要求间进行综合平衡,以做出正确的写作决策。

三、写作载体

要素分析

行政公文的写作载体即行政公文的格式、语言等。

公文的格式

公文是内容和形式的统一体,一定的内容要用一定的形式来表现,一定的形式表现一定的内容。各类行政公文具有规范的格式,公文一般由标题、发文字号、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关、附注等要素构成。

公文的标题应做到准确简要地概括公文的主要内容,并表明公文种类,即事由加文种(有的公文标题由发文机关、事由和文种组成)。根据2000年8月24日,2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),可将国家行政机关的公文分为13种,分别为命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这些文种各有用途,功能专一,不能混用。例如:请示适用于向上级机关请求指示、批准。而报告则不同,它适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。有的公文从内容上看是向上级机关请求指示或批准,却写成“报告”,有的部门还常在反映性或汇报性报告中夹带请示事项。还有两种不同的文种并用的情况。例如:将“关于……的报告”写作“关于……的请示报告”等。这些不规范的用法,在制作标题时要予以避免。

公文应当标注主题词。从不规范的公文来看,可以发现许多公文起草者只是简单的从标题中选择几个词了事,或者排列顺序上比较混乱。主题词的标引顺序应为“先标类别词,再标类属词,在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词”,主题词的选用可参照《_公文主题词表》,或者参照本行业试用的公文主题词表。

公文的语言

公文语言必须规范、准确、简明、实用。公文表达方式以叙述、说明和议论为主,叙述要概括,注重简明性,说明要客观,注重条理性,议论要有序,注重逻辑性。

在用词上,行政公文的用词多为书面用词,少用口语词、方言词以及土语词,而且行政公文中有一套特定的专门用语,它们含义特定,用法固定。如开头常用“近查”、“电悉”、“函悉”、“请示悉”等词语;叙述缘由常用“为了”、“遵照”、“根据”等词语;表示经办常用“经”、“业经”、“已经”等词语;表示承转常用“据此”、“为此”等词语;表示祈请常用“请求”、“期望”、“盼予”等词语;表示态度常用“拟”、“准予”等词语;表示结尾常用“特此报告”、“特此通知”、“此复”等词语。最常见的错误是在公文中同时使用文种惯用过渡语和结尾语,如在开头和主体之间已使用“现通知(通告、批复、函复)如下”等过渡,结尾处又写上“特此通知(通告、批复、函达)”、“此告”、“此复”等惯用结尾语,造成语义重复。

公文介绍情况,阐明道理,实事求是,讲求实效,一般不用描写和抒情,不肆意刻画渲染,不用比喻、拟人、夸张等修辞手法。要求语意明确,不生歧义,褒贬得当,言简意赅。

思维特点

功利思维

功利思维是一种理性的思维,要求行为本身要有正面的利益效果,以对实施行为的后果作出理性判断为前提。行政公文具有法定效力和规范体式,具有极强的写作功利性。它的制发要坚持实事求是、精简、高效的原则。功利思维要求公文文种的选择要确实能够传达政令,准确表述行政意志,具有恰当的行文方向和行文目的。

完形思维

完形思维就是由复杂混乱实现集中整合,清晰有序、有所选择、有所舍弃、语言文字形式成为完形思维过程中的决定性因素,语言文字是实现公文统一有序的工具,语言文字的广度和深度决定着写作思维的广度和深度。

四、写作受体

行政公文的写作受体一般就是公文的主送机关和抄送机关。行政公文对受文者有一定的强制性和约束力,行政公文一经,在法定时间和空间范围内,公文对受文者产生强制性影响,具有法定的行政约束力。

写主送机关时不仅要党政分开,机关与领导也不宜并用;但现行公文却常出现并用的情况,如“××处并××厅长”。

国家规定:“公文内容涉及有关机关的职权范围需其予以配合时,应抄送该机关”,“向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关”,“上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关”。

五、制约关系

公文文种与主送机关间有互动关系和制约关系。许多错用文种的现象,都是由于没有弄清这种制约关系所导致的。例如:如果向无隶属关系的业务主管部门请求批准某事项,那么就应该使用“函”;如果向上级请求指示、批准某事项,那么就应该使用“请示”。批复只用于答复下级机关的请示,如果是同级或不相隶属机关的询问和请求,或下级机关请示以外的文件,均不能使用批复。

写作系统四要素是相互制约、相互影响、联系紧密的统一整体。按照约定俗成的格式写作,文风朴实,条理清楚,用词恰当,语法规范,逻辑严谨,才能形成高质量的高校行政公文。

参考文献:

[1] 岳海翔.公文写作教程[M].北京:高等教育出版社,2005.

[2] 汪景寿,胡双宝.实用公文写作教程[M].北京:北京大学出版社,1985.

[3] 段建军,李伟.写作思维学导论[M].北京:中国社会科学出版社,2004.

行政文书报告的格式范文 第4篇

一、现状及原因分析

（一）文秘工作专业化程度需要进一步提高

目前，虽然经过初步培训与规范，公司公文处理有一定起色，但仍然存在许多问题：

一是公文格式不统一。从公文的形式上看，存在着格式不规范，字体不统一，数字、序号、标点符号等乱用等一系列问题，尚需进一步进行规范。

二是行文水平不高。从公文的内容上看，各部门、下属子公司行文水平还较低，出现逻辑关系混乱、语句不通、错字别字、文种乱用等现象，专业水准急需提高。

三是文案写作需要加强。从实际工作需要来看，每个岗位都可能涉及到撰写尽职调查报告、分析报告、调研报告、项目策划书、工作方案等文案，但目前能基本掌握这5种文案的员工还很少，影响了工作质量与效率。

存在以上问题，其主要原因有两个：

一是绝大多数员工没有学过实用写作，更缺少专业、系统地知识培训，对公文及文案写作知之甚少也是情理之中的事。

二是部分员工不够重视，观念没有转变，觉得自己不是文秘，没有必要掌握这么多的写作知识，对发放的学习资料没有认真学习，行文时随心所欲，仍不按规定的格式与字体。

（二）党建工作需要进一步熟悉

目前，公司党支部才成立，党建工作才起步，有大量基础工作需要去做。主要存在的问题：

一是对企业党建工作还不熟悉。自己以前虽然一直在党政部门工作，但主要是搞文秘和宣传，对组织发展还不熟悉，且企业党建与行政机关党建有所不同，自己需要进一步加强学习，提高工作能力。

二是党建工作人手紧张。公司虽然只是党支部，但市_党委对党支部的考核要求与党委的要求一样，所以有大量的日常工作需要做。目前公司只有我一人兼做党务工作，需要承担组织、宣传、纪检等工作，而这些工作都需要做工作计划、总结及报送信息、建章立制等，杂七杂八的事还不少。

（三）参谋助手作用发挥不够

作为文秘，既要给领导当好参谋，为公司发展献计献策，又要给领导当好助手，妥善处理好各项事务。目前，自己参谋助手作用没有得到发挥，主要表现在：

一是身陷于具体事务之中，没有理清头绪，见子打子，没有站在更高的角度去思考与处理问题。

二是自身能力有限，需要进一步加强学习与总结，不断提高自己的工作能力与水平。

二、经验借鉴

目前，绝大多数企业在公文处理上，普遍存在着或多或少的问题，最规范的还是政府机关。因此，政府机关的有些经验与做法，值得我们学习与借鉴。

一是加强业务培训。政府机关每年基本上都要举办一些业务培训，如公文写作培训、信息写作培训、新闻写作培训等，既提高文秘人员的业务水平，又促进业务知识更新换代。

二是严格贯彻执行。政府机关对公文格式与印制，都严格按照公文处理规定执行，凡是不符合要求的文件，一律拒收，所以各单位都不得不按照规定进行公文处理，时间一长自然就收到规范、统一的良好效果。

三、下一步工作思路及措施

针对以上存在的问题，按照专业化资产经营管理公司的要求，立足本职工作，我对下一步的工作思路及措施进行了认真的思索。

（一）工作思路

用专业、系统的思维来统筹全部工作，勤学善思、开阔视野、苦练内功，提高整个公司系统的文秘工作和党建工作专业化水平，以此带动公司其他工作的专业化建设，做一个合格的参谋及得力的助手。

（二）工作措施

1、加强业务学习与培训，提高整个公司系统的公文处理水平

一是加强学习，不断提高自身能力。自己一方面要不断学习公文处理方面的新规定，及时更新业务知识，另一方面要不断学习国有资产管理知识，拓展思维，开阔视野，提高公文写作水平与质量。

二是加强培训，提高整个公司系统的公文处理水平。今年将通过举办培训讲座、编写培训教材、制作ppt等多种途径，让公司每位员工和下属子公司文秘人员掌握公文处理和应用文案写作的基本技能。

三是严格要求，细心辅导。对各部门和下属子公司和文件严格把关，凡是不符合规定的文件一律拒收，对文件中存在的不足之处予以当面纠正，耐心地辅导，逐步在整个公司系统建立起规范、专业的公文处理系统。

2、加强组织建设，发挥党支部的政治核心作用

一是尽快熟悉党建工作。通过自学、请教等方式，加强企业党建业务知识的学习，尽快熟悉业务，让公司党建走上正轨。同时，针对企业党建中热点与难点问题，进行探索与创新

，积极探索企业党建的新经验、新做法。二是发展壮大党组织。加强对公司管理骨干、业务骨干的党的知识培训，提高其思想政治觉悟，让他们积极向党组织靠拢，成熟一个发展一个，逐步壮大公司党员队伍，发挥党支部的政治核心作用。

三是开展丰富多彩的组织活动。今年，认真策划、精心组织一些组织活动，如学习交流活动、扶贫助学活动等，既让党员在活动中受教育，又体现__公司党员的精神风采，也是公司回报社会的良好途径。

3、加强统筹与协调，当好参谋与助手

一是力求思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确领会领导意图。要学会在复杂的环境中把握住事物的本质特征，争取工作主动权，提高工作效率与质量。要经常学习，思考问题，多接触各方面的情况，及时了解员工在想什么，部门经理在想什么，领导在想什么，做到胸中有数，超前思维。

二是严格执行领导指示，同时富有主见。对公司领导的指示，必须不折不扣地严格贯彻执行，做到执行到位、落实到位。以服务公司领导为中心，积极开展工作，下大力气帮助公司领导处理好日常事务，让公司领导腾出更多的时间来研究公司的发展问题。同时，要善于思考，敢于创新，敢于探索，在落实领导指示时，有时能提出自己的一些主见与观点，以便把工作做得更好。

三是脑勤心细，做好服务。我们要有强烈的事业心，要腿勤、手勤、嘴勤、脑勤，尤其要做到脑勤。别人没有想到的问题自己要想到，别人没有考虑到的地方自己要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，为领导提供优质服务。

四是搞好参谋和协调等重要工作。努力提高理论、政策水平，增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力，在一些决策中，能够提出自己的见解与观点，供领导作决策参考。在协调方面，既要搞好对外协调，还要搞好部门协调、上下协调，创造和谐协调、团结协作的良好氛围。

行政文书报告的格式范文 第5篇

关键词：秘书写作；范式；问题；对策

秘书写作必须又快又好，快速高质量的完成领导交拟的写作任务，这也一定要求秘书写作的书面范式规范、整洁、漂亮，符合《国家行政机关公文处理办法》。秘书是文字处理的第一高手，这也必定要求秘书在写作时处理文字、文面、格式时不仅要速度快，更是重点要求其写作出的文章规范、整洁、漂亮。

《秘书写作》是高职院校文秘专业学生的一门重要的专业课程，是高职文秘专业开设的一门主干职业技能课程。学生在《秘书写作》学习过程中，其秘书写作的范式常常达不到理想的效果，出现这样那样的错误，不仅不符合秘书是文字处理第一高手的要求，更不符合秘书写作必须又快又好的现实需要。

本文将分析高职院校学生在秘书写作书面范式上所出现的问题，并针对存在的问题提出相应的解决对策。

一、学生写作中存在的范式问题

（一）18个格式要素实际运用不当的问题

_办公厅在2000年8月24日下发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中把公文分为眉首、主体、版记三个部分共18个格式要素。学生在秘书写作的实际运用中会出现如下错误的现象：

1. 全部使用18个格式要素的现象。有的学生在拟写一个具体的公文时，无论是否与行文的具体环境和文种的要求相关，把所有《办法》中所要求的有关于眉首、主体、版记的18个格式要素都写在这个公文中，这是不妥当的写作现象。例如：一般 “请示”文种需要“签发人”格式要素，而别的文种 一般不需要“签发人”格式要素；有时行文需要“抄送”格式要素，而有时行文就不需要“抄送”格式要素。这得视具体的行文事项和行文环境而定。

2. 遗漏必要的格式要素的现象。学生学习《秘书写作》这门课程，肯定地说很少有同学见习过秘书或文书的现实“办文”环境，因此，难免会有遗漏公文必要格式要素的现象出现。例如：有的学生在拟写上行文“请示”和下行文“通知”（上级单位对下级单位发文）的公文中，就会遗漏掉必定要有的“发文字号”这个格式要素。

3. 错用必要格式要素的现象。如果缺乏相应的工作经验出现错用必要格式要素的现象将是在所难免。例如：“发文字号”格式要素中最后一个字是使用“发”、还是“字”、还是“函”、亦或是“通”呢？这得需要视具体的行文文种和行文方向而定。

4. 相应格式要素所放位置不当的现象。学生在拟写公文时，凭想象而写作，也会出现相应格式要素放错位置的现象。例如：有的同学在写作时会把“附件”格式要素放在成文日期之后排列，有的同学甚至还把附件的具体内容写在正文当中，其实，正文当中只出现“附件”格式要素的附件名而已，附件的内容要另起一页再安排内容。

一般情况下公文眉首部分只须书写发文字号套用红头文件纸；主体部分书写标题、主送机关、正文、附件、成文日期；版记部分书写主题词、缮印部门及时间即可。

（二）层次序数及其符号选择不当的问题

高职学生在秘书写作时文章的层次序数及其符号选择有不当的现象，与《办法》中规范的标准有不相符的现象出现。《办法》中层次序数规定，第一层次为：一、；第二层次为：（一）；第三层次为：1.但必须在全角英文状态下书写1后面的点符号；第四层次为：（1）；如遇还有第五层次的情况可到文档“插入”栏寻找诸如①层次序号；如遇只有两个层次出现公文当中，一般使用第一层次序数和第三层次序数。在使用计算机拟写公文时，公文的层次序数切忌使用记忆状态下计算机自动跳出的层次序数，否则公文内容将不能被“选定”，不能调整版面、行距、字体等格式。一般情况下，公文的第一层次标题使用三号仿宋字加粗，如遇很多层次很多篇幅的公文，第一层次标题可使用三号黑体字加粗，第二层次标题使用三号仿宋字加粗。

（三）文中插入表格、制图等格式不当的问题

高职学生在秘书写作时文章当中插入表格、制图等有不当的现象，与规范、美观、整洁的审美要求有不相符的现象出现。拟写公文中，如果插入表格、制图等宽限边距应调整至与公文内容边距一样宽。表格中字体应小于公文正文字体，一般为四号字体。表格中如出现时间：如9：00-11：00，应在半角英文状态下书写。公文或表格中如出现很多阿拉伯数字的数据，用“Times New Roman”字体再进行 “选定”变换一次字体。

（四）其他格式化低级错误的现象

现代信息社会，他山之石可以攻玉，他人的文字内容亦可借鉴运用，特别是引用相关的政策文件等，下载复制粘贴内容难免。但确有学生只管下载复制粘贴相关内容，却不管借用、引用的资料是否有底纹，行距、字距、空行、空格是否与所拟写公文一致，出现这样一些秘书写作范式上不规范的现象。

二、秘书写作范式教学中存在问题的教学对策

（一）充分调动学生学习秘书写作的积极性，采用适合的教学方法，提高学生的写作技能，提升学生的写作水平。

高职院校录取分数线较低，有的学生只有200多分，语文基础普遍不高，生源素质下降，自然会影响到他们写作能力的提高，但秘书写作课教学目标及要求并未随生源的降低而降低，相反为了适应市场激烈的竞争，对学生能力方面提出更为严格的要求，因此教师必须充分调动学生学习秘书写作的积极性，摒弃传统教学观念对秘书写作的束缚，不再采用照本宣科、填鸭式教学方式，不再把写作课当作理论课、知识课去讲授，采用情景式教学、体验式教学、纠错式教学的方法，从而传授学生写作方法、写作技巧，提高写作技能，提升写作水平。

（二）提供18个格式要素齐全的具有现实意义的例文让学生学习、参考、体验。

从理性认识到感性认识，现实的示范公文作品直观的表达了18个格式要素所处文中的位置，让学生看了一目了然，让学生有了真切的感性认识。学生从学秘书写作范式理论的云里雾里到看到现成18个格式要素样品的茅塞顿开、恍然大悟，这当然需要教师认真地选择现实当中的18个格式要素的示范公文。

（三）针对性地解决学生秘书写作书面范式教学过程中出现的各种问题，系统地进行范式案例教学，开展范式纠错法教学。

文中第一大点里谈到了6个方面数十个格式不当的小问题，教师应按照相关范式标准，系统全面地将错误范式公文的案例进行逐一的纠错教学，让学生掌握纠错的方法和技巧。在学生学习写作的过程中应手把手的纠正学生拟写公文的错误。

（四）加强秘书写作范式教学，强化秘书写作实训、实习，让教师和学生“走出去”写作，真正做到理论与实践相结合，理论化于实践，理论融于实践。

凡事熟能生巧。要想真正地传授学生符合《办法》的秘书写作范式，提升学生秘书写作范式技能，必须加强秘书写作范式练习，重点加强秘书写作实训、实习。把现实当中要完成的写作，拿到课堂教学里来，真正开展以项目为驱动的情景法教学、体验式教学。拔给实践经费，让教师和学生走出校门，走向社会，真正做到公文18个格式要素理论与实践相合，理论化于实践，理念贯穿始终，理论融于实践，真正让拟写公到规范、整洁、醒目、美观、大方。

（五）提高教学师资水平，提升教师秘书写作“实战”经验。

由于秘书写作教学教师大部分是中文专业毕业的，缺乏行政、企事业单位秘书岗位的工作阅历和背景，缺乏秘书写作“实战”经验，不能深入地组织教学内容，当然也不能“实战”地处理秘书写作范式教学中学生存在的问题。因此，高职院校要引进拥有行政、企事业单位秘书岗位的工作阅历和背景，拥有秘书写作“实战”经验的双师型教师；要想方设法让现有秘书写作教师“走出去，再回来”，去真正的秘书、文书岗位实习、见习，挂职锻炼，开展不同形式的秘书岗位工作体验。从而达到提高教学师资水平，提升教师秘书写作“实战”经验，真正提升和达到高职院校学生秘书写作范式技能的水平和目的要求。

参考文献：

[1] 肖丽珍.对高职院校秘书写作课教学的思考[J].黄冈职业技术学院学报，2008，（3）