交付项目启动书一般用来完成以下三个目标:
1、规划项目范围及其目标
使用该文档向团队成员介绍处于早期阶段的新项目,可以让新成员在进入时更快速了解项目。因此,编写文档的时候应该将需要他们了解的有关该项目的所有信息都将出现在文档中。
2、与所有项目干系人达成共识
团队中的不同成员可能对项目有不同的看法。项目交付启动文档确保每个人都在项目最关键的方面(例如目标、范围、预算等)保持一致,通过文档将认知拉齐,可以避免以后出现矛盾。
3、正式的内外审批
交付启动文档的最终版本将发送给客户以及内部管理层,让他们了解您和您的团队将如何实现目标以及后续的规划。在他们批准后,项目经理才可以被授权启动项目。通过正式的文档进行审批,会大大减少日后的信息不对称以及认知不一致。
交付启动文档是一份简短而正式的文档,概述了一个交付项目的基本细节:目标、范围、团队等……这份文档项目启动之前制作,标志着项目进入计划实施阶段。文档一旦通过,项目经理便可以开启协调公司内部资源推进项目进一步落地。
虽然看起来只不过是交付项目众多文档中的一个子文件,但这是最重要的项目之一。因为这个文档概述了整个项目,明确了每一个项目参与者的责任与义务。因此这一步绝对不可忽视:
以下是创建交付项目启动书时要记住的几点:
1、尽早创建
团队中的不同个人会有不同的观点,因此最好通过提前开始,在分配项目后立即起草章程来设定期望并调整每个人的预期
2、保持简洁
由于交付项目启动书是在项目生命周期的早期创建的,因此它并不意味着是详细的文档。理想情况下,它应该只简要描述项目和建议的解决方案。将其视为一种营销工具,您将使用它来向客户销售项目和建议的计划。
仅保留必要的信息,以便人们易于阅读和理解项目的要点。章程必须只有五页或更少——人们应该能够在几分钟内阅读它。
3、美观
由于您希望人们快速阅读您的文档,因此拥有一个很长的文字段落将无济于事。为了使文档具有视觉吸引力,请包括不同的设计元素,例如图像、框、节和表格,以分隔文档的各个组件。如果您想保持简单,请确保在每个部分下包含清晰、带重音的标题和简洁的要点,以便人们更容易阅读和稍后参考。
4、内外协作
创建此文件的最佳方式是与整个团队和相关客户成员合作。当大家聚在一起讨论文件的各个方面时,他们将带来不同的观点和方法,并开始拉齐他们的认知。下次你需要起启动书时,尽量不要自己做,而要内外团队的努力!
5、使用模板
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