文件管理制度编号范文（21篇）

规章制度是组织行为的准绳，它可以帮助我们建立起一种良好的组织文化。下面是一些规章制度修订的经验总结和建议，供大家参考和借鉴。

文件管理制度

1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。

1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。4.文件阅完后应交收发员切忌横传。

5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。

6.按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。

1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由总经办批转。

3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.总经办、行政办公室下发文件主要用于：

(1)公布公司规章制度。

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件。

(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项。

(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定。

(5)发布相关奖惩决定和通报。

(6)其他相关重大事项。

3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于：

(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定。

(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。

5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责。

6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚。

7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发。

8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印。

9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。

10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。

各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。

借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档。

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。

2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。

2、经审核同意销毁的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

文件管理制度

1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的.正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:。

1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交。

1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档。

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅。

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

六、职责追究。

各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

文件管理制度

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2.职责。

2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3.3平行文:信函，会议纪要。

4.1发文统一使用以上文件类别之一。

4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:。

4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"(此页无正文)"字样；落款字体与正文相同。

4.9日期:

4.9.1一般应写发文日期；

4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；

4.9.3重要的文件写签发的日期；

5.文号。

5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

6.用印。

6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:。

7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

8.相关文档。

8.1文号编码规则。

8.2《文件编号使用登记表》。

8.3《对外发文登记表》。

8.4《对内发文登记表》。

8.5《收文登记表》。

8.7《传阅单》。

8.8《用印登记表》。

8.9对外发文格式。

8.10对内发文格式。

8.11报告总结格式。

8.12会议纪要格式。

8.13会议记录格式。

9.修订及实施。

9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

9.2本规定修订权在公司。

9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

文件管理制度

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责。

2、1总经理负责公司所有对外发文审批。

2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。

3、1上行文:请示，报告，计划，总结;。

3、2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;。

3、3平行文:信函，会议纪要。

4、1发文统一使用以上文件类别之一。

4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:。

4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;。

4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"(此页无正文)"字样;落款字体与正文相同。

4、9日期:

4、9、1一般应写发文日期;

4、9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期;

4、9、3重要的文件写签发的日期;

5、文号。

5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。

5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理;。

5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

6、用印。

6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记;。

6、3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:。

7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7、5发放。由发文部门填写文件发放登记表，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写文件处理单，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在收文登记表内，内容包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。

7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7、8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。

7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

8、相关文档。

8、1文号编码规则。

8、2文件编号使用登记表。

8、3对外发文登记表。

8、4对内发文登记表。

8、5收文登记表。

8、7传阅单。

8、8用印登记表。

8、9对外发文格式。

8、10对内发文格式。

8、11报告总结格式。

文件管理制度

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。

二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。

三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

文件管理制度

为了搞好监理文件及资料的日常管理工作，使其纳入标准化、规范化，系统化的轨道，结合本工程项目实际情况，公司制定了'施工阶段资料管理制度'期，要求监理部按本实施细则执行：

（一）监理文件及资料按照综合文件类、图纸类，质检资料类，进度控制文件类，计量支付类，施工原始记录类进行分合同、分类归档。

（二）综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、变更设计文件、一般文件类归档。

1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。

2、月报及工程总结包括月形象进度报表，监理月报，年中、终及最终工程总结报告。

3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议书。

4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应分合同按顺序归档。

5、一般文件类包括业主、承包人来文，监理办下发通知、工作指令，监理会议纪要，监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间分类归档，监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档；会议纪要及工作指令分合同按时间顺序分别归档；监理规划及实施细则单独归档。

（三）图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档，其中变更设计图按下发的时间顺序排列。

（四）质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类归档：

1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购材料（产品）合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。

2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册，施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。

3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。

4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。

5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档，测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档，质检资料由各合同组长统一收集整理归档，质量文件类由综合组统一收集整理归档。

（五）进度控制文件类包括总进度图（表）、计划、批准文件，分期进度图（表）、（月、季、年）计划、批准文件，开工令，开工报告，施工组织设计，有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。

（六）计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料，分合同依时间先后顺序分类归档。

（七）施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工照片集、其他各种原始记录，分合同段分类归档，其中监理日志由各监理工程师、现场监理员填写。

（八）所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理归档。

（九）所有往来文件必须由综合组做好收发文记录。

（十）所有文件盒必须建立文件清单目录，后附备考表。

（十一）所有保存文件必须清晰，原则上保存原件。

（十二）建立文件阅办制度及登记请单。

（十三）所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。

（十四）年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。

（十五）工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。

文件管理制度

为了确保在质量体系运行中的各个场所使用的文件是有效版本,特制定本制度。

本制度适用于《质量手册》、《程序文件》的更改,发放和回收的管理。

2.1全质办是《质量手册》、《程序文件》的归口管理部门。

2.2《质量手册》、《程序文件》在贯彻实施过程中若发现差距或不符合实际情况时,各职能部门要以书面形式反馈全质办,全质办向管理者代表提出更改报告,填写文件更改通知单,经管理者代表报准后进行更改、控版和回收。

2.3全质办指定专人负责《质量手册》、《程序文件》按规定范围进行发放、更改和因收,对其使用和保管进行监控。

2.4全质办受管理者代表委托解释《质量手册》和《程序文件》的有关内容。

2.5技术科负责对《质量手册》、《程序文件》进行标准化审查。

2.6《质量手册》、《程序文件》持有者要保证其有固定的存放位置,以便在任何情况下都能对其进行更改、回收等。

2.7《质量手册》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丢失,不准外借,更。

不准私自提供他人转抄或复印,若发现类似问题,应予以追究责任。

文件管理制度

机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

一、办理程序。

(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

(二)按领导签批的范围进行传阅。

(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

(四)归档，交上级部门。

二、传阅。

(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

三、保密。

(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。

(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

(五)涉密文件，不得复制或摘抄。

四、归档。

(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，保持整洁、清洁。

(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

文件管理制度

2、上级下发的文件由院办公室收文登记,送交院长阅批,由院办室督促有关职能科办理,所有来文均先交院办公室统一登记。

3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资料均需交院办公室登记。

4、送交各部门的文件应定期收回,对到期未退的应进行催退,院办公室定期对所管文件清点、对帐,保证文件不遗失。

5、医院下发的各类文件、通知,各科应及时传达,妥善保管,不得遗失,传达贯彻情况,科主任须在文件上签字。

6、院办公室对需归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征组卷,并于次年三月底前向档案室移交。

7、医院下发的重要文件,各病区、科室应及时传达贯彻,病区负责人或科室主任签字,并在规定时间上交院办公室归档备查。

文件管理制度

第一条：为了加强计量监督管理，保障国家计量单位的统一和量值的准确可靠。根据《中华人民共和国计量法》条件解释的有关规定，制定本制度。

第二条：本部门采用国际单位制和国家法定计量单位。对非法定计量单位的计量器具应进行改制、更新、各项图表、文件都应采用国家法定计量单位。

第三条：计量中心是对纺织系统有关计量器具的检定维修服务机构，并协助公司计量管理部门作好本系统的计量管理工作。

第四条：做好中心计量工作，对保证本系统的产品质量、提高劳动生产率、保障安全生产、节约能源、加强经济核算都起着重要的作用，为促进计量工作开展，中心部门针对工作中的实际情况特制定以下制度：

1、宣传贯彻执行国家有关计量工作方针、政策、法则、制度、确保有关计量器具的量值统一准确，并及时服务于生产，是计量工作的中心任务。

2、努力学习计量法和技术业务知识，不断提高管理、检定、测试技术水平，对职工进行计量器具的正确使用、维护、保养教育。

3、建立和管理好计量标准器，保证量值的准确性，设置计量监测点，绘制各类网络图，合理配备各种计量器具，开展周期检定工作，为提高产品质量提供准确可靠的数据。

4、做好计量器具的统计、管理，建立台帐和各部门的能源分类台帐，编制量值传递系统、出厂产品检验，以及发放、购置、报废等工作。

5、保管好计量标器具的技术说明书及计量器具，历次检定合格证，做好检定原始记录，做到帐物相符。

1、计量室是标准器具、精密仪器、设备集中的地方，非工作人员未经许可不准入内。

2、检定人员必须在过渡间更换好隔离衣、拖鞋、方可进入室内。

3、室内外要保持清洁卫生、环境安静，打闹、擅离工作岗位。

4、室内仪器要保持整齐，做到定点、定位、台面不得放置任何杂物。

5、检定员对所使用的仪器，应按说明书使用，按规程操作，按制度保养，本室使用的标准及精密计量器具，不准外借。

6、下班时，切断电源，关好门窗，发现事故隐患及时报告中心领导采取措施。

1、标准器具、精密仪器必须设专人管理、严格按照说明书及操作规程进行操作，未取得操作证者，不得擅自动用计量器具。

2、所有计量器具，要落实到人定期进行维护、保养、及时清除污垢，以保证数据准确。

3、使用和保管计量器具的房间、要清洁干燥、温度要相对稳定。

4、计量器具要严防潮湿，严禁与酸、磷、水等腐蚀性物质放在一起，以免损坏。

5、使用计量器具要以常保持清洁，并保存好合格证。

6、使用计量器具时，选用要合理，严禁摔、砸、碰，用后合理保养，不得丢失。

7、上班前，节假后要及时佼验各种计量器具，对精密仪器发现问题时，停止使用，待维修、检验后再使用，切不可自行拆除。

1、计量室必须对本部门及本公司使用的计量标准器、计量器具、应严格按照要求进行周期检定。

2、周期检定计划，应根据公司的实际情况，编排检定周期表。

3、严格执行周期检定制度，对不能送检的计量器具，应派专人到现场进行检定。

4、无检定规程的计量器具要根据有关检定方法，进行周期检验，并出具报告。

5、根据周检及抽检情况经主任及有关领导同意及时调整周期逐步达到周期合理。

1、为保证计量器具在整个有效使用周期限内的精度情况，更好地为生产服务，计量人员在检定周期内对使用中的计量器具进行不定期的抽检。

2、抽检率不应小于10%，抽检合格率不应小于98%，每月抽检结果应做好记录、登记、存档。

3、对计划抽检的计量器具，要按类别，按等级分层，分层后进行随机抽样。

4、每月一次现场抽查，抽查数为量具总数的'5%—10%。

5、现场抽制内容为：量具有无合格证、是否在周期内，零部件是否齐全，外观缺陷、各部位相互作用，零位后正确性，工作中示值情况等，并做好记录。

6、对抽查不合格的器具应及时收回修检，不许以任何借口继续使用。

1、计量技术档案和技术资料是计量检定、技术管理的依据和归宿，是开展计量工作必不可少的重要住处各类计量人员应给予足够的重视。

2、所有计量器具都应建立技术档案袋，其中包括：（使用说明书、附件明细表、操作规程、检定证书、使用记录）。

3、对所有计量技术资料、原始记录要按规定的内容项目认真填写，字迹端正、完整清晰、供使用查阅，不得外借。

4、对计量技术档案，要按科学方法排列整齐，重点与一般档案要分别管理，以适应工作要求。

5、计量档案柜架等设备，要注意保护好，对卷内不清的要及时修复和复制。

6、技术档案及资料应有专人管理，进行分类编号，登记入册，外借要登记手续。

7、对所管理的技术档案，要定期检查清点，发现总是及时解决处理。

8、在规定的保管期内销毁档案资料要经主任批准。

1、做好每次各种计量器具及出厂仪器检定的原始记录，以便随时及档。

2、检定的数据要准确，按有关规定填好，不得擅自更改或填补，一般数据要保存1—2年，备查的数据要保存3—5年。

3、检定证书和检定结果通知书，填写的字迹要清楚，要有核定、检定、主管人的签字，并有检定单位的印章。

4、检定合格证的印章要完整，残缺、磨损的应停止使用。

5、计量器具在检定周期内抽检不合格的，应有检定部门注销检定证书，并做相应的处理。

1、检定员必须首先了解本人所使用标准器的工作原理，掌握测试范围，严格按检定规程进行操作。

2、对不同的计量器具按照相应的要求进行保管和使用。

3、使用标准天平进启动和关闭天平的动作要轻缓，称量过程不要咳嗽、说话，以免造成局部气流冲击。

4、天平处于启动状态，绝不可在称盘上取放物品或砝码。

5、天平内应放置干燥剂，最好用变色硅胶定进取换。

6、标准砝码不得赤手拿取，使用时应轻拿轻放，避免腐蚀磨损。

7、在使用标准砝码过程中先用不带点的，然后再用带点的。

8、对1—3等砝码每隔一定时间用无水酒精清洗一次，4—5等砝码也应定进清除污垢。

9、对使用中的是电气计量标准器，采取有效的防潮措施，每次使用完毕庆及时关闭制动性装置和电源。

10、使用时，电源、电压要符合该仪器的标称电压。

1、为满足计量工作的需要，应根据计量工作定级、升级文件有关规定和实际需要配备专职人员。

2、新邀入的人员必须具有高中以上的文化程度，通过考核选择思想好、身体健康的计量工作人员。

3、经培训的计量人员要有较强的组织管理水平，熟悉和掌握有关的计量法则或计量技术。

4、中心部门要有计划地安排有关人员参加上级部门组织的计量技术培训或考核，强化计量人员的素质。

5、经研究批准参加培训的人员，如考试不合格经补考仍不合格者，或拒绝参加培训。经教育无效者，应调离计量检定岗位。

6、计量人员的业务考核成绩和培训成绩作为晋级、评选先进的依据之一。

1、计量中所用的标准器要落实到人，对丢失的新量具，（领用不足一年的）按原价赔偿，超过一年的，根据新旧程度，折价赔偿原价的10%—50%。

2、对责任心不强，使用不当，违章操作，造成讲师器具损坏，应看其损坏程度及本人态度酌情处理。（不般为原价的5%—50%）。

3、私自拿用别人计量器具及损坏者，必须由本人写书面检查，经修理后能降更使用的器具，按原从的50%赔偿。

4、对有争议的计量数据应以受权单位检定的计量数据为准，持之不听者，给工作造成经济损失或发生人身伤亡现象，要依照有关规定给予经济罚款和行政处分。

5、对在计量检定、管理工作提出合理意见，或有发明创造做出贡献者，应发奖励工资以鼓励。（奖金为半年的20%—80%）。

6、对严格执行计量法规和各种规章制度，并且敢于和违反计量法令的不良行为做斗争成绩突出者，应报上级领导给予表扬、记功。

1、对使用中失准或磨损的标准器，要及时填写事故报告单，及时上报主管领导处理，如隐藏不报、使产品质量、工艺数据、质量传递受到影响，由仪器使用者负责。

2、发现违反规定使用计量器具，造成器具损坏，必须由本人写书面检查上交部门领导，按奖罚规定处理。

3、对检定过的计量器具，如在使用中发现问题，由公司领导到现场考察分析，然后分清责任，做相应处理。

4、对非法定计量单位的器具在进行改制或报废时，必须经公司领导同意后，才能采取措施，进行改制并由操作者写报废单。

5、填写的事故报告单应属实，事故处理部门应认真对待，不能敷衍了事。

文件管理制度

机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

一、办理程序。

(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

(二)按领导签批的范围进行传阅。

(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

(四)归档，交上级部门。

二、传阅。

(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

三、保密。

(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。

(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

(五)涉密文件，不得复制或摘抄。

四、归档。

(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。

(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

文件管理制度

为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的.重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。安全文件管理目标及内容：

1、安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。

2、要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。

3、应及时送交领导，不要挤压。

4、应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。

5、保存时，要保持文件的完整性。

6、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。

7、存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。

8、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

9、传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。

10、借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。

11、对于不具备存档和存查价值的文件应填写，经安全科长批准后，可以销毁。

文件管理制度

一、学院的公文均由董事长、党委书记或院长签发。

1、学院对外公文、副处级（含副处级）以上干部的任免和内部重要的行政、财务、资产管理等公文由董事长签发。

2、学院教学、科研、招生、学生管理、后勤服务管理和副处级以下干部的任免等内部公文由院长签发。

3、学院党委的公文由党委书记签发。

二、学院公文拟稿与签发程序：

1、公文拟稿需经学院领导同意或交办。

2、公文内容涉及其他部门和单位的，主办单位或部门在拟稿前应与协办单位商议形成共识。

3、拟稿人对行文的目的与内容要了解清楚，所拟公文要条理清楚、简明严谨、文字规范。

4、拟稿人拟稿后交部门或单位主要负责人审查文稿内容及其表述形式。其内容不得与国家法规、政策、政府有关文件和学院有关规定相抵触。审查完毕签字后转交协办单位负责人会签；会签者无论同意与否，均须用文字明确表述意见。

5、会签后的文稿由分管院领导进行审核，并签署审核意见。

6、分管院领导审核后的文稿由院办公室或党委工作部进行文字与格式审核，并签署审核意见。

7、院办公室或党委工作部审核文稿后按本制度第一条之规定送请有关领导签发。

8、签发后的文稿由学院办公室或党委工作部负责编号、印制、盖章和发送。其格式要符合公文规范；校对由拟稿人负责，做到准确无误。

9、未严格按程序办理的文稿，院办公室或党委工作部不得受理。

三、呈送上级的公文，其文件红线左上方设置文号，右上方打印签发人及其姓名；属于“请示”类文件，须在印鉴与日期的左下方，用括号打印联系人姓名与电话号码。

四、部门公文由各部门拟稿、核稿、校对，由分管院领导审定签发。格式审定和编号由院办公室或党委工作部负责（详见下表）。

注：

1、共产党员和教职工处分类文件，由纪检监察室拟稿，视错误程度和类型分别用纪检监察室、院纪委或院党委、学院的文件公布（通知）。

2、学生处分文件，由学生工作部拟稿，除勒令退学和开除学籍的用学院文件外，其余用学生工作部的名义发文公布（通知）。

3、凡为了规范统一，需用学院函头纸打印下发的资料（文稿），不属此列。

附件2：

一、学院文件资料的制发由办公室统一管理。

二、学院的文件、公函以及院领导交办需印制的资料由文印室办理；各部门需印制文稿的，按《公文签发管理规定》中的程序完成审批后，由院办公室缮印。未按规定程序办理的，文印室不得印制。

三、文印程序：

四、文印室工作人员要加强政治与业务学习，增强职业道德素养，严守文件机密，不断提高文印质量。

五、院办公室要加强对文印室的管理，严格按规定程序办文。

文件管理制度

为削减发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的引导作用，结合公司的实际情况，特订立本制度。

第二条文件管理内容紧要包含：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

第三条公文的签收：

凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收。

第四条公文的编号保管：

1、办公室收发员对上级来文拆封后应适时附上外来文件流单，并分类登记编号、保管。

2、公司外出人员开会带回的文件及资料应适时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保管。

第五条公文的阅批与分转。

1、凡正式文件均需由办公室主任依据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，紧要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。

3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特别情况例外）。

第六条文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办看法，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立刻指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应依照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应适时归档周转，以防丢失。

第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

第八条发文的范围：

1、凡是以公司名义发出的文件、决议、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、下发文件紧要用于：（1）公布规章制度；

（2）转发上级文件或依据上级文件精神订立的工厂文件；

（5）发布有关奖惩决议和通报；

（6）其他有关重点事项；

3、上行文件紧要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决议；

外发文紧要用于：（2）同相关单位联系有关重点经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、布置部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5、各业务部门如开专题会议所作的决议，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。

6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

第九条发文程序规定：

2、草拟文稿必需从公司角度启程，做到情况的确、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；

8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。

第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

m.第十一条。

借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，定时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。第十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

第十三条文件的归档范围：

以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

第十四条立卷要求。

1、文件立卷应依照内容、名称、时间次序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则。紧要工作、紧要会议形成的文件材料，要适时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。

第十五条对于多余、重复、过时和无保管价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

文件管理制度

1、资料室要确定专人负责归档、借阅、防火防盗工作，并将责任人员名单张贴在资料室入口处。未经责任人许可，其它人员不得进入。

2、借阅资料必须取得资料管理员的同意，必须办理借阅登记手续，按期归还。

3、资料室内严禁生明火，严禁吸烟。

4、资料管理员要定期检查和维护电器及照明线路，定期检查电源开关和电源插座插头。

5、资料室内要配齐各类消防设施，定期检查并及时更换。资料室管理员要熟知消防设施摆放位置和使用方法。

6、工作人员离开资料室时，要锁好门窗，切断室内一切电源。

7、室内资料要统一编码并摆放整齐，室内干燥、通风流畅并留足安全通道。

8、资料室入口处须张贴资料室平面布置和消防设备位置示意图，以及紧急出口示意图。

9、资料室安全管理制度需张贴在资料室内墙。

文件管理制度

1.目的：为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用山西四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的使用。

2.适用范围：适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。

3.职责。

3.1董事长负责批准企业综合管理手册。

3.2总经理负责批准各系统管理分手册。

3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。

3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。

3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责山西四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。

3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理。

3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到山西四建网站，资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。

3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；

3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。

文件管理制度

第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理，确保档案保管和使用安全，提高利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。

第二条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。

第三条本制度适用于公司各部门。

第二章基本原则及管理范围。

第四条档案工作的基本原则：集中统一管理公司系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。

第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。

第三章管理机构及主要职责。

公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门，采取总经理直管模式，即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。

第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。

二、技术类档案主要包括：各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。

第八条重要档案基本管理要求。

合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的'档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。

第九条档案管理部门（行政人事部）主要职责。

三、监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作；

四、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作；

五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。

第四章档案的归档、立卷和移交。

第十条档案归档范围及归档时间。

二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，将对相关人员进行失职问责。

第十一条归档要求。

一、归档专业技术要求。

（四）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。

二、相关工作要求。

（三）新成立公司，在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必须将上述内容的原件存公司行政人事部。

第十二条档案立卷。

一、立卷原则。

三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。

第十三条档案移交。

一、档案对外移交要求：按照政府规定办理档案对外移交时，须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，公司行政人事部须留存复印件备查。

二、公司内部移交要求：

（一）行政人事部接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。（档案移交登记表格式见附表一）。

（二）全部移交手续办理完毕后，移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。

三、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有行政人事部经理签字，不得办理调离手续。

四、电子档案管理（略）。

第五章档案的利用。

第十四条档案借阅基本程序。

仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。（档案查询审批表见附表二）。

第十五条档案借阅事项规定。

一、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续；（档案借阅审批表见附表三）。

四、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密；

七、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案；

十一、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。

第十六条档案资料借阅规定。

一、公司绝密类的档案一律不得复制；

二、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。

第十七条档案密级确定与管理。

公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。（密级事项划分表见附表四）。密级档案保管要求如下：

一、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄；

二、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅；

四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁；

七、档案属下列情况之一者，不与开放利用：

（一）涉及公司商业机密；

（二）涉及公司专利或技术秘密；

（三）涉及公司员工个人隐私；

（四）档案形成部门规定限制使用。

第十八条档案统计。

公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。（档案材料归档数量统计表格式见附表五）。

第六章档案的保管和鉴定。

第十九条档案室设置及管理规定。

三、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾；

四、定期对档案室进行检查，每半年进行一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。

第二十条档案鉴定与销毁流程。

档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织，行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。

一、档案鉴定要求。

（一）经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应继续保存至次年再进行鉴定；

（二）技术档案鉴定时，需附工程技术部门的专业意见；

（三）鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。

二、档案销毁规定。

（三）档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。

第二十一条档案保管期限。

档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。

第七章奖惩规定。

第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的部门或个人，整理相关材料上报公司总经理，给予相应表彰和奖励。

第二十三条罚则。

一、工作不负责任，未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。

（六）专兼职管理员态度不端正，工作责任心不强，未按要求管理本部门的档案资料，经检查管理混乱等。

二、因管理或使用不当，违反公司档案保密规定，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，公司将根据情节严重性给予相应处分。

第八章附则。

第二十四条本制度自印发之日起执行。

附表：

一、《档案移交登记表》。

二、《档案查询审批表》。

三、《档案借阅审批表》。

四、《公司密级事项划分表》。

文件管理制度

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。

第二条文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

第三条公文的签收：

凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收。

第四条公文的编号保管：

1.办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上“外来文件流单”，并分类登记编号、保管。

2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。

第五条公文的阅批与分转。

1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件资料和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。

3.为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊状况例外)。

第六条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露资料。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的职责，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

第八条发文的范围：

1.凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

3.上行文件主要用于：(1)对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：(2)同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

4.在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5.各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，能够各业务部门名义发会议纪要。

6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。

四、发文程序与要求。

第九条发文程序规定：

2.草拟文稿务必从公司角度出发，做到状况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

4.经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿(对文稿资料、质量负责)；

5.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；

6.需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；

7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；

8.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

9.文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实状况。

五、文件的借阅和清退。

第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

第十一条。

借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条各部门应指定一位职责心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

第十三条文件的归档范围：

以公司名义构成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中构成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

第十四条立卷要求。

1.文件立卷应按照资料、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，持续文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议构成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度构成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。(交接部门各留存一份备查)。

七、文件的销毁。

第十五条对于剩余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

办公室。

xxxx年xx月xx日。

文件管理制度

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条按照。

党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

1、单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管。

1、收发员(文书)拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条公文的阅批与分转。

1、凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2、一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

5、办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

1、单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2、各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3、对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条发文的范围：

1、凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、党支部、、行政办公室下发文件主要用于：

(1)公布单位规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

(5)发布有关奖惩决定和通报；

(6)其他有关重大事项；

3、党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4、日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

5、各科室如会议所作。

文件管理制度

1.公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。

2.收到的公文由行政办公室签收登记,分类后递交行政办公室主任拟办意见。

3.总经理批办的公文,根据批示,由行政办公室转交承办部门和传阅员,并进行签收登记。

4.因工作需要,借阅文件和档案,按规定程序办理借阅手续,用完后及时归还,秘密级以上的文件和档案,各级领导均不得携离酒店。

5.各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限及时办理,不得拖延和积压;对承办批示存有异议,及时提出书面意见。

6.各部门均应实行公文催办制度,负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文负有催办义务,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。

7.公文处理过程中,要做好平时归卷工作,办完后,及时将公文定稿,正本和有关材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政办公室归档。

8.的所有人员调动和离职时,应将文件清理移交,没有移交清理完毕的,不予办理调动和离职手续;参加会议带回的文件,应及时交栏案室登记和保管。

9.行政办公室没有保存价值的文件,经过鉴别和行政办公室主任的批准,予以定期销毁。

文件管理制度

为了推进机关涉密文件管理工作规范化、制度化、科学化，提高涉密文件处理工作的效率和质量，结合工作实际，制定本制度。

一、收文。收到上级或其他部门发来的文件后要履行签收手续，签收人应注明收到的具体时间，书写其文件的全称。签收后要认真核对信封号码、件数，开拆后要认真核对文件的文号、件数与发文通知单是否相符，如有差错，应立即向有关部门反映，文件拆封应由文件管理人员或指定的人员负责，其他人员无权拆封。对注有领导同志“亲收”字样的信件，应由领导同志本人或指定的专人拆封。收文后要认真填写收文登记簿，将来文单位、文件标题、文号、密级、份数、收到时间等内容登记清楚。

二、发文。分发上级来文和本单位形成的文件，要根据文件的内容和领导的批示意见确定文件分发范围。下发的文件要认真实行文件、发文通知单、信封“三对照”，防止错发、漏发。外送的文件要在信封上加盖密级章。绝密文件要单独装封，封口处加贴“密封条”或加盖“密封”章。发出的文件由收发员登记后发放，收文单位签收，或由邮电局机要通讯发出，不准捎带，不发挂号，更不得发平信。当日的文件要当日送完，不得积压或延误。

三、办文。文管人员根据领导的批办意见，认真办理。在办理过程中，要注意把握好每一个环节，交办有手续，收回有注销。做到及时、不拖、不压、不误。对领导批示的查办件，要及时检查办理情况，建立催办记录，并定期向领导报告。

四、传阅。按照上级有关规定和领导批示意见进行传阅，不得任意扩大阅读范围。阅读文件要在办公室或阅文室内进行。传阅的文件要放在文件夹内，夹内要有目录、编号，以便查对。不准从夹内抽文件，不得横传或倒手转借。阅文人不在时，传阅夹要放入抽屉内落锁，不准堆放在办公桌上。

五、借阅。借阅文件要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。外单位借阅文件，要持有介绍信，并符合阅文规定。借阅的文件要登记，归还后要及时注销。

六、复印。不经批准，不得随意复印上级文件和领导同志的讲话。确因工作需要必须复印时，要经发文机关同意。要严格登记、管理制度，对复印的文件、资料，应与正式文件一样对待，认真办好分发手续，按时清退，不得遗失。

七、管理。涉密文件要存放在铁制橱内分类放置，经常清点核对。一月一清理，一季一核对，做到文件和登记相符。如发现短缺，应及时查找。领导人参加上级会议带回的文件，要及时交文管人员登记、保密。

八、清退。对下发的文件，要按照上级规定，认真组织清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要认真组织查找。确实查找不到的要追究责任，落实到人，并作出适当处理。

九、销毁。各级党委、政府、各部门严禁私自销毁涉密文件，销毁涉密件要经过上级保密管理部门、本单位领导审核同意后方可销毁。严禁向废品收购部门和摊贩出售内部文件、刊物和资料。